Hogyan válasszon flottanyilvántartó szoftvert?

Saját vagy idegen flotta nyilvántartása

Nem mindegy a flottakezelés szempontjából, hogy Ön cége saját vagy idegen flottát kezel. Az idegen flották kezelésénél elengedhetetlen egy jó ügyfélkapcsolat kezelő szoftver (CRM rendszer), amely képes a flottanyilvántartó szoftverrel kommunikálni.

Online vagy offline üzemeltetés

Mivel a gépjárművek általában mozgásban vannak, szükség lehet arra, hogy a szoftver valós idejű adatokat szolgáltasson a flotta minden egyes gépjárművéről. Ehhez alkalmasnak kell lennie online, például felhő alapú üzemelésre.

Moduláris felépítés, skálázhatóság, szoftver támogatás

A modern szoftverek igazodnak az ügyfelek igényeihez, például a flotta és a cég méretéhez. Az ügyfél csak azért fizet, amit tényleg használ. A SeaFleet flottakezelő program például teljes mértékig skálázható a legkisebb flottáktól a legnagyobbakig. Az is megfontolandó, milyen a szoftver támogatása, a szoftvercég mennyire veszi figyelembe az ügyfél egyedi igényeit, hiszen az árat ez is befolyásolja. Hasznos funkció, ha egy árkalkulátor is segíti a szoftver költségeinek kalkulációját.

Kommunikáció más szoftverekkel

A CRM rendszer mellett a legtöbb esetben fontos szempont az útnyilvántartás és a menetlevelek kezelése, sőt, ezekről sok esetben adatokat kell átadni más, például könyvelő programok felé. A flotta nyilvántartó program kiválasztásánál tehát figyelembe kell venni, hogy alkalmas-e a más rendszerekkel való kommunikációra.

Egységes rendszer

A cégeknél minden esetben nagy hangsúlyt kell fektetni arra, hogy a program integrálható-e a céges informatikai rendszerekbe, ezekre már az ajánlatkéréskor ki kell térni.

Adatszolgáltatások

A gépjárművekről nagyon sokféle nyilvántartást kell vezetni, és ezekből adatszolgáltatási kötelezettség is keletkezik, például útnyilvántartás, menetlevél kezelés, futásteljesítmény, autópálya matricák és még sok egyéb. A választott programnak alkalmasnak kell lennie az adatszolgáltatáshoz szükséges adatok lekérdezésére és exportálására a megfelelő tartalommal és formátumban.

Feladatkezelés

Végül, de nem utolsó sorban egy korszerű nyilvántartó program képes a flottával kapcsolatos minden feladatot és határidőt kezelni, a határidőkről figyelmeztetést küldeni, a feladatokat kilistázni.

Összegzés

A modern flottakezelés csak informatikai támogatással valósítható meg. A legjobb döntés, ha olyan szoftvert választ, amely igazodik a feladatok nagyságához, de képes lépést tartani a cég vagy a flotta növekedésével. A flottakezelési funkciókon kívül szükség lehet ügyfél, gépjármű vezető, dokumentum és feladat nyilvántartásra is. A tökéletes megoldás megtalálásához érdemes tisztázni, hogy az adott szoftver pontosan milyen funkciókkal rendelkezik és milyen egyedi igényekhez kell hozzáigazítani. Az ár sok tényezőtől függhet, így fontos mindig előre tájékozódni. Egy árkalkulátor segít egy közelítő árat meghatározni, de minden esetben kérjünk árajánlatot, hogy egyértelműen megtudjuk a mi igényeinkre szabott megoldás díját.